Sección 1: Rol de Responsable y Encargado del Tratamiento

De conformidad con las definiciones estipuladas por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, se determinan los siguientes roles para las actividades que involucran el procesamiento de datos personales en la Plataforma:

Responsable del Tratamiento: El Usuario, entendido como el abogado, la firma legal o el área legal corporativa suscriptora de la cuenta, es quien decide libremente el alcance, las finalidades y la recolección de los datos personales de identificación, correos, cuentas y expedientes de sus clientes, contrapartes u otros intervinientes de los procesos judiciales que ingresa y asocia a la Plataforma para su gestión interna.

Encargado del Tratamiento: Lexium Praetor, de manera exclusiva, actúa en calidad de Encargado, ejecutando el procesamiento técnico de visualización, indexación y automatización de alertas por cuenta, nombre e instrucción expresa del Responsable.

El Usuario se obliga de forma irrevocable a contar con la autorización previa, expresa e informada de todos los terceros titulares de los datos que decida ingresar a la Plataforma, indemnizando a Lexium Praetor por cualquier acción que inicien dichos terceros o la Superintendencia de Industria y Comercio debido al incumplimiento de este deber de obtención del consentimiento del titular.

Sección 2: Datos Personales Objeto de Tratamiento y Finalidades

Lexium Praetor recolecta y almacena, bajo altos estándares de seguridad lógica y física, la información estrictamente necesaria para la prestación del servicio del software. Los datos recopilados incluyen de manera enunciativa:

• Datos de la Cuenta del Usuario: nombres, apellidos, número de identificación tributaria o de cédula, dirección física, dirección de correo electrónico, números telefónicos de contacto y datos de facturación.
• Datos de Monitoreo Procesal (Tratamiento Temporal de Datos Públicos): el número de radicación del proceso, el despacho judicial de conocimiento, la naturaleza del litigio, los nombres de los sujetos procesales (demandante, demandado, apoderados) y la descripción técnica de las actuaciones procesales públicas capturadas directamente de los portales de la Rama Judicial.

Las finalidades exclusivas a las que se someten estos datos son las siguientes:

• Prestar de forma adecuada las herramientas de consulta, clasificación, organización interna y emisión de alertas automatizadas solicitadas por el Usuario en relación con las actuaciones de los procesos judiciales ingresados.
• Efectuar las labores administrativas correspondientes de soporte técnico, facturación, atención a peticiones de soporte, mantenimiento de servidores, seguridad del sistema e investigaciones internas sobre la estabilidad de la Plataforma.
• Dar cabal cumplimiento a las órdenes impartidas por autoridades judiciales, administrativas, tributarias o disciplinarias de la República de Colombia en ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.

Lexium Praetor bajo ninguna circunstancia utilizará, comercializará, transferirá ni someterá a tratamientos analíticos los datos de los expedientes con el objeto de generar clasificaciones, calificaciones o listas reputacionales o de riesgo procesal de los ciudadanos, denominadas "listas negras". El almacenamiento de los datos del proceso en caché o memoria interna temporal se limita al término indispensable para el procesamiento de las notificaciones, procediendo a su depuración automática para no vulnerar el principio de veracidad o calidad del dato judicial.

Sección 3: Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos ARCO

Lexium Praetor, como garante de los derechos de protección de datos personales consagrados en la Constitución y la ley, dispone de un canal de comunicación directo y preferente para que cualquier persona que figure en calidad de titular de la información en los expedientes objeto de alerta o en los datos de cuenta pueda conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización de sus datos.

El área técnica y legal encargada de velar por los derechos Habeas Data es el Oficial de Protección de Datos Personales, contactable a través del correo electrónico: lexiumpraetor@gmail.com.

Toda consulta o reclamo formulado por un titular o sus herederos se gestionará bajo el siguiente procedimiento técnico legal, fundamentado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

• Requisitos de la Solicitud: el reclamante debe formular una petición escrita acreditando debidamente su identidad por medios electrónicos idóneos, indicando con precisión la descripción de los hechos que originan el reclamo, el radicado procesal asociado, sus datos de contacto (dirección física y de correo electrónico) y adjuntando las pruebas documentales de soporte que pretenda hacer valer.
• Requerimiento por Incompleto: si el reclamo resulta incompleto en sus datos básicos o probatorios, el Oficial de Protección de Datos requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que proceda a subsanar los vacíos de información. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación sin que el solicitante aporte la información mínima requerida, se entenderá por ley que ha desistido de su reclamo.
• Inclusión de Leyenda Informativa:una vez que la Plataforma reciba el reclamo con el lleno de los requisitos legales, se incluirá de manera visible en la base de datos de consulta interna una leyenda técnica que especifique "Reclamo en trámite" junto con el motivo de este, en un término máximo no superior a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo reciba una decisión de fondo.
• Término para Resolver el Reclamo: el término máximo consagrado por el ordenamiento colombiano para dar respuesta de fondo al reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Ante la imposibilidad técnica de resolver el asunto en este término, se informará oportunamente al reclamante explicando las causales del retraso e indicando la nueva fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término legal establecido.

El Usuario acepta y declara conocer de forma vinculante que si Lexium Praetor procede a la supresión de un radicado o a la anonimización de ciertos nombres por mandato directo de un titular en ejercicio legítimo de sus derechos de Habeas Data o por orden administrativa de la SIC, esta acción técnica no constituirá en ningún momento un incumplimiento de las condiciones comerciales pactadas con el Usuario, declinando toda responsabilidad de la Plataforma por la falta de visualización de dichos registros procesales en la cuenta del Usuario.